Hallo,
die Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit (auch nebenberuflich) muss dem zuständigen Finanzamt angezeigt werden. Dieses sendet dann einen "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" zu.
In dem Fragebogen kann man (sofern der erwartete Gesamtumsatz die Grenze von 17.500,- EUR pro Jahr nicht überschreitet) ankreuzen, dass man von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchte.
In diesem Fall muss auf der Rechnung an die Hausverwaltung ein entsprechender Vermerk (mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gem. §19 Abs. 1 USTG) angebracht werden und die Rechnung wird ohne MwSt erstellt.
Da Sie eine Vergütung in Höhe von 2xx EUR
inkl. 19% MwSt mit der Hausverwaltung vereinbart haben, dürfen Sie dann natürlich nur den um die MwSt verringerten Betrag in Rechnung stellen (oder neu verhandeln

. Für die beschafften Materialien sollten Sie gegen Quittung den vollen Bruttobetrag erstattet bekommen.
Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung macht aus meiner Sicht in Ihrem Fall keinen Sinn, da es mit Mehrarbeit verbunden ist und für Sie keinen steuerlichen Vorteil bringt.