Ehrenamtlich ein Event organisieren: Sponsoreneinkünfte mit Ausgaben verrechnen als Privatperson?

[JuliusV]

Hallo,

Ich möchte gerne eine zwei-tägige Konferenz zu einer Open-Source-Software veranstalten. Das allerdings möglichst privat und ohne Gewinnabsichten. Das ganze ist ein reines ehrenamtliches Community-Event, aber wir haben leider noch keinen Verein oder Firma.

Finanziert werden würde das ganze durch Sponsoren (Firmen, die die Software nutzen), und Ausgaben wären Dinge wie Catering, Videoaufnahmen, Flyer, etc. (Veranstaltungsort haben wir zum Glück schon gestellt bekommen).

Ich würde bei der Sache gerne persönlich steuerlich neutral rauskommen, d.h. keine Gewinne machen, sondern alle Sponsorengelder komplett ausgeben. Von etwaigen Überschüssen würde ich dann z.B. einfach mehr von den Reisekosten der Sprecher bezahlen und ähnliches.

Kann ich das überhaupt als Privatperson sauber hinkriegen, oder brauchen wir eine Firma oder Verein (würde zu lange dauern), durch die das alles läuft? Was muss ich beachten?

Danke!